メーリングリスト

メーリングリストとは

メーリングリストとは、特定のメールアドレス宛にメールを送信すると、メーリングリストに登録された複数のメンバーに同一内容のメールを送信することができる仕組みです。従来、組織内での情報周知の手段としてよく使われていました。

しかし、茨城大学関係者同士での連絡手段としては、 M365のチームによる情報共有の方が安全で高機能です。そのため、全学周知などの特殊な場合を除き、メーリングリストでなければならない状況は限定的になっています。

メーリングリストの利用申請にあたっては、グループメールや、Teamsのチーム、グループチャットの利用を一度ご検討ください。

グループメールは、Microsoft365のメール（Exchange Online）機能を利用したサービスで、メーリングリストとほぼ同じことができます。

Teamsのチームと同様に、申請不要で教職員(のみ)がいつでも作成可能。
MLに比べ、迷惑メールが届きにくい。
独立したメールボックスにメールが蓄積され、後から追加した人も過去のメールを確認できる。
届いたメールの配送先に学外のアドレスを含めることができない。
MLのような細かな送信者制限はできない。

グループメールについて詳細はこちら(教職員限定)をご覧ください。

ここより下の内容は、まだ新しいメーリングリストサーバに対応していません。取り急ぎ、新しいメーリングリストについてこちら（教職員限定）をご覧ください。

メーリングリストを利用するには

メーリングリストを使用したい場合には、情報機器利用登録システムからメーリングリストサービスの申請を行なってください。

設定が完了したら管理責任者に管理パスワードを通知します。

メンバーの追加／削除などのメーリングリストの管理は、個々のメーリングリストの管理者が行なってください。 情報戦略機構では代行しません。

複数のメーリングリスト宛に送信したい場合には、1通あたり5～7リストまでとしてください。多すぎると送信されない場合があります。

Mailmanの管理画面にでてくる用語

Mailmanの管理画面では、なじみのない独特の用語が出てきます。

会員	メーリングリストでメールが送られる人たちのことです。
非会員	会員になっていないすべての人のことです。主に「メーリングリストにメールを出せるかどうか」の設定で出てきます。
管理者	メーリングリストの会員の登録/削除や、保留されたメールの「承認」、各種設定ができる人です。必ずしも会員にはなりません。
司会者	「承認」だけができる人です。管理者とは異なり、メーリングリストの会員を変更したり、設定を変更したりすることはできません。
投稿	メーリングリスト宛にメールを送ることです。
保留	設定により、投稿されたメールをすぐには会員に送らないことができます。保留されたメールは、管理者や司会者が「承認」すれば会員に送信されます。
承認	管理者や司会者が、保留されたメールをメーリングリストに流しても良い、と許可を出すことです。
拒否	投稿を受け付けないことです。メールを送ろうとした人には、拒否されたことが通知されます．
破棄	(投稿を受け付けた上で）メールを捨てます．メールを送った人には破棄されたことがわかりません． (会員が投稿した場合には、出したはずのメールがなぜか流れないなー、のように見えます．)

Mailman でよく聞かれる質問

メーリングリストの設定に関連するものは、いずれも管理者画面からの手順を説明しています。

管理者のパスワードがわからなくなった。

メーリングリストの管理者パスワードをリセットしますので、メーリングリスト管理者が情報戦略機構にご連絡ください。

「承認」の仕方は？

(承認依頼メールのリンクをクリックすると、司会者ログイン画面になります。管理者パスワードを入力すれば、承認画面に移ります．)

左側の「すべての保留メールに対する処理」で「承認」を選択し、枠外にある[全部送信]をクリックします。

件名にメーリングリスト名を含めたい or 含まれているのを消したい

[全体的オプション]の「件名の先頭に付ける語句 (subject_prefix)」で設定します。

何も付けたくない場合には空欄にします。

最後に「変更を送信する」をクリックします。

件名に通し番号を付けたい

[全体的オプション]の「件名の先頭に付ける語句 (subject_prefix)」で設定します．

設定文字列に「%d」を含めると 123 のように番号が付きます．

「%05d」のようにすると 00123 のようにつきます。

最後に「変更を送信する」をクリックします。

件名につくメーリングリスト名の先頭を小文字にしたい

[全体的オプション]の一番上「公表されるリストの名称(real_name)」で設定します．なお、大文字小文字を変更することだけが可能です。

最後に「変更を送信する」をクリックします。

メールの最後にメーリングリスト情報をつけたい or つくのをやめたい

[普通配送オプション] の「普通配送会員へのメールに付加されるフッタ (msg_footer)」で設定されていますので、ここで設定します。

最後に「変更を送信する」をクリックします。

管理者を変更したい

[全体的オプション]の「リスト管理者のメールアドレス，複数の管理者を別々の行にならべてもよい(ownerの詳細)」で設定し、最後に「変更を送信する」をクリックします。

なお、一番上の行にはかならず学内の教職員名を書いてください。情報機器利用登録システムの管理責任者として登録されます。この反映は夜中に行われます。

管理用のパスワードをなんらかの方法で、新しい管理者に伝えます。

新しい管理者は、管理画面からログインし、パスワードの変更を行います。

管理者のパスワードを変更したい．

[パスワード]の画面で、「新しい管理者パスワード」「管理者パスワードの確認」に新しいパスワードを入力し、「変更を送信する」ボタンをクリックします．

会員リストの分割表示が使いにくい

会員数が多いMLでは、イニシャルごとに会員リストが分割されて表示されることがあります。

[全体オプション]の「その他の設定」- 「会員リストの 1 ページに表示される最大の会員数」の値を大きくすることで、分割表示を避けることができます。

MLの初期設定について

メーリングリストの初期設定は、不測のトラブルが発生しないように、以下のように設定されています。

新たにMLに登録される会員は、デフォルトで「制限付き会員」になる。
「制限付き会員」からの投稿に対するアクションは「保留」。 (＝ML管理者に承認依頼メールが送信される。)
「非会員」からの投稿に対するアクションは「保留」。 (＝ML管理者に承認依頼メールが送信される。)
管理者も、会員に登録しないと配送されない。

一言でいえば、すべての投稿が自動的には配送されません。
しかし投稿されたメールは失われておらず、 MLの管理者が承認することで配送されます。

誰かがメールを送るたびに、ML管理者が毎回承認手続きを行う必要があります。このままではほとんど使い物になりませんので、 MLの目的に応じて、適宜設定を変更してください。

配送メンバーからの投稿を、承認なしで配送してほしい

リスクの理解

会員が、MLに流れたメッセージの差出人に返事を書こうとしたときに、 (宛先を十分確認せずに) MLの会員全員にメッセージを送付してしまう恐れがあります。
会員が、不適切な内容のメールを投稿するかもしれません。
MLにメッセージを投稿した会員のメールアドレスを、全会員が知ることになります。登録会員が必ずしも互いに面識がない場合には注意が必要です。

「会員管理...」の中の「会員リスト」の画面で、承認なしで配送したい会員の「制限」のチェックを外し、最後にページ最下部にある「変更を送信する」をクリックします。

全会員について操作するには、ページの一番下にある「全員の制限フラグをセットする」でオフ（あるいはオン）を選択後、「セット」ボタンを押します。

今後新しく登録する会員をデフォルトで「制限なし」にするには、
「プライバシーオプション」-「送信者フィルタ」の画面で、
「会員フィルタ」のセクションの「新しく登録する会員のデフォルトを制限付き会員にしますか?」の項目で「いいえ」を選択し、
最後にページ最下部にある「変更を送信する」をクリックします。

配送メンバーのうち、特定の人だけがMLへ投稿できるようにして、残りは禁止したい

「会員管理」の画面で、
MLへの投稿を禁止する人を「制限」にチェックを入れ、投稿できる人を「制限なし」にします。
最後にページ最下部にある「変更を送信する」をクリックします。
次に「プライバシーオプション」-「送信者フィルタ」の画面で、
「会員フィルタ」のセクションの「制限付き会員から投稿があった時の動作」の項目を
「拒否」にします。投稿を許可する人のメールアドレスを一人１行で記述します。
最後にページ最下部にある「変更を送信する」をクリックします。

必要に応じて、「配送メンバー以外からのメールを一切拒否したい」もご覧下さい。

配送メンバー以外の特定の人がMLへ投稿することを許可したい

リスクの理解
MLへメール送信を行う人がMLメールを受け取らない場合、意図しない形でメールが送信されていても気づかない恐れがあります。

MLへの投稿を許可したい人が特定少人数の場合には、
「プライバシーオプション」-「送信者フィルタ」の画面で、
「非会員フィルタ」のセクションの「自動的に投稿を承認すべき非会員のアドレス」の項目に
投稿を許可する人のメールアドレスを一人１行で記述します。
最後にページ最下部にある「変更を送信する」をクリックします。

不特定多数の人からのメールをMLで受け取りたい

リスクの理解
MLのメールアドレスが外部に知られた場合、 大量の迷惑メールが会員に送付される恐れがあります。
特にMLのアドレスをWebなどで公開する場合には、注意が必要です。

MLへの投稿を不特定多数に対して許可するには、
「プライバシーオプション」-「送信者フィルタ」の画面で、
「非会員フィルタ」のセクションの「動作が定義されていない非会員からの投稿に対する動作」として「承認」を選択します。
最後にページ最下部にある「変更を送信する」をクリックします。

学内の人（不特定）からだけメールを受信したい

MLへの投稿を学内のオフィシャルメールアドレス(@vc.ibaraki.ac.jp) に対して許可するには、
「プライバシーオプション」-「送信者フィルタ」の画面で、
「非会員フィルタ」のセクションの「自動的に投稿を承認すべき非会員のアドレス」として


^.*@vc.ibaraki.ac.jp

と入力します。
また、「動作が定義されていない非会員からの投稿に対する動作」として「承認」以外を選択します。
最後にページ最下部にある「変更を送信する」をクリックします。

配送メンバー以外からのメールを一切拒否したい

会員以外からの投稿を完全に禁止したい場合には、
「プライバシーオプション」-「送信者フィルタ」の画面で、
「非会員フィルタ」のセクションの「動作が定義されていない非会員からの投稿に対する動作」として「拒否」を選択します。
最後に、ページ最下部にある「変更を送信する」をクリックします。

リスクの理解
「拒否」にすると、 MLにメッセージを投稿した人に、拒否されたことを通知するメールが送付されます。
「破棄」にすると、メッセージを投稿した人には破棄したことが通知されません。普段使用していないメールアドレスから緊急のメッセージを投稿したときなどに、 配送されなかったことに気づかない恐れがあります。

不特定多数からメールを受け取る設定なのだが、迷惑メールを送ってくる特定のメールアドレスから受け取らないようにしたい

特定の非会員からの投稿を拒否したい場合には、
「プライバシーオプション」-「送信者フィルタ」の画面で、
「非会員フィルタ」のセクションの「自動的に投稿を破棄する非会員のアドレス」に、受け取りたくないメールアドレスを１行に一つずつ列挙します。
最後に、ページ最下部にある「変更を送信する」をクリックします。

メーリングリストのメールアドレスを会員にナイショにしたい

会員に対してメーリングリストのメールアドレスを完全にわからないようにすることは原理的にできません。

しかしながら、以下のように設定することで、メーリングリストの情報が会員の目に触れる機会を減少させることができます。

[全体オプション]-[件名の先頭につける語句]を空欄にします。
[普通配送オプション]-[普通配送会員へのメールに付けるヘッダ] を空欄にします。
[普通配送オプション]-[普通配送会員へのメールに付けるフッタ] を空欄にします。

メーリングリストのアドレスからメールを出したい

これはメーリングリストサーバの設定の問題ではないのですが、よく聞かれるので載せておきます。

メールの差出人をメーリングリストアドレスにすることは、送信メッセージの責任の所在がわからなくなるため、望ましくありません。

なお部局等が送信者名を伏して組織としてメールを出した場合には、メーリングリストではなく Microsoft365の機能を利用した事務系組織メールアドレスが向いているかもしれません。情報戦略機構にお問合せください。（参考：事務系組織メールアドレスの利用ガイドライン）