メーリングリスト
メーリングリストとは
メーリングリストとは、 特定のメールアドレス宛にメールを送信すると、 メーリングリストに登録された複数のメンバーに 同一内容のメールを送信することができる仕組みです。従来、組織内での情報周知の手段としてよく使われていました。
しかし、茨城大学関係者同士での 連絡手段としては、 M365のチームによる情報共有の方が安全で高機能です。 そのため、 全学周知などの特殊な場合を除き、 メーリングリストでなければならない状況は限定的になっています。
メーリングリストの利用申請にあたっては、グループメールや、Teamsのチーム、グループチャットの利用を一度ご検討ください。
グループメールは、Microsoft365のメール(Exchange Online)機能を 利用したサービスで、メーリングリストとほぼ同じことができます。
- Teamsのチームと同様に、申請不要で教職員(のみ)がいつでも作成可能。
- MLに比べ、迷惑メールが届きにくい。
- MLに比べ、管理がシンプル。
- 独立したメールボックスにメールが蓄積され、後から追加した人も過去のメールを確認できる。
- 届いたメールの配送先に学外のアドレスを含めることができない。
- MLのような細かな送信者制限はできない。
グループメールについて詳細はこちら(教職員限定)をご覧ください。
メーリングリストは 茨城大学の学内業務を目的とするものが申請の対象です。(学会等での用途の場合、学会本部等での準備を一度ご検討ください。)
新しいメーリングリストの詳細はこちら(教職員限定)もご覧ください。
メーリングリストを利用するには
メーリングリストを使用したい場合には、 情報機器利用登録システム から メーリングリストサービスの申請を行なってください。メンバーの追加/削除などの メーリングリストの管理は、 個々のメーリングリストの管理者が行なってください。 情報戦略機構では代行しません。
複数のメーリングリスト宛に送信したい場合には、1通あたり5~7リストまでとしてください。 多すぎると送信されない場合があります。
Mailmanの管理画面にでてくる用語
Mailmanの管理画面では、なじみのない独特の用語が出てきます。メンバー | メーリングリストでメールが送られる人たちのことです。 |
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非メンバー | メンバーになっていないすべての人のことです。 主に「メーリングリストにメールを出せるかどうか」の設定で出てきます。 |
オーナー | 管理者のことです。メーリングリストのメンバーの登録/削除や、保留されたメールの「承認」、 各種設定ができる人です。必ずしもメンバーにはなりません。 |
モデレーター | 「承認」だけができる人です。オーナーとは異なり、メーリングリストのメンバーを変更したり、 設定を変更したりすることはできません。 |
投稿 | メーリングリスト宛にメールを送ることです。 |
保留 | 設定により、投稿されたメールをすぐにはメンバーに送らないことができます。 保留されたメールは、オーナーやモデレーターが「承認」すればメンバーに送信されます。 |
承認・許可 | オーナーやモデレーターが、保留されたメールをメーリングリストに流しても良い、と許可を出すことです。 |
拒否 | 投稿を受け付けないことです。メールを送ろうとした人には、拒否されたことが通知されます。 |
破棄 | (投稿を受け付けた上で)メールを捨てます。
メールを送った人には破棄されたことがわかりません. (メンバーが投稿した場合には、出したはずのメールがなぜか流れないなー、のように見えます。) |
Mailman でよく聞かれる質問
メーリングリストの設定に関連するものは、 いずれも管理者画面からの手順を説明しています。
何も付けたくない場合には空欄にします。
最後に「変更を保存する」をクリックします。
設定文字列に「%d」を含めると 123 のように番号が付きます.
「%05d」のようにすると 00123 のようにつきます。
最後に「変更を保存する」をクリックします。
茨大IDのパスワードについては、こちらを参考にしてください。
ログインの項目には茨大ID(@の前まで)を入力してください。
[メールアドレス]の入力欄に新しくオーナーとして登録する本学教職員のメールアドレスを入力し、 [Add owner]をクリックします。
削除するオーナーのメールアドレスを選択し、 [削除]をクリックします。
※情報機器利用登録システム上の管理者について
基本的に最初に登録された管理者が自動で情報機器利用登録システムへ反映されます。
メーリングリスト管理ページで管理者変更後は、以下の形で翌日に自動で反映されます。
管理者1名登録の場合: その1名
管理者複数登録の場合: ランダムで選出される
- 新たにMLに登録される「メンバー」からの投稿に対する処理は「保留」となる (=ML管理者に承認依頼メールが送信される。)
- 「非メンバー」からの投稿に対する処理は「保留」となる。 (=ML管理者に承認依頼メールが送信される。)
- オーナー(管理者)も、会員に登録しないと配送されない。
一言でいえば、すべての投稿が自動的には配送されません。
しかし投稿されたメールは失われておらず、
MLの管理者が承認することで配送されます。
誰かがメールを送るたびに、ML管理者が毎回 承認手続きを行う必要があります。 このままでは ほとんど使い物になりませんので、 MLの目的に応じて、適宜設定を変更してください。
他、
こちらも参考にしてください。(教職員限定ページ)
リスクの理解
- メンバーが、MLに流れたメッセージの差出人に返事を書こうとしたときに、 (宛先を十分確認せずに) MLのメンバー全員にメッセージを送付してしまう恐れがあります。
- メンバーが、不適切な内容のメールを投稿するかもしれません。
- MLにメッセージを投稿したメンバーのメールアドレスを、全メンバーが知ることになります。 登録メンバーが必ずしも互いに面識がない場合には注意が必要です。
設定方法については 「メンバー全員からのみ 受信可」を参考にしてください。(教職員限定ページ)
MLへメール送信を行う人がMLメールを受け取らない場合、 意図しない形でメールが送信されていても気づかない恐れがあります。
設定方法については 「一部の非メンバーからのみ受信可」を参考にしてください。(教職員限定ページ)
- MLのメールアドレスが外部に知られた場合、 大量の迷惑メールが会員に送付される恐れがあります。 特にMLのアドレスをWebなどで公開する場合には、注意が必要です。
- メンバーが、MLに流れたメッセージの差出人に返事を書こうとしたときに、 (宛先を十分確認せずに) MLのメンバー全員にメッセージを送付してしまう恐れがあります。
- メンバーが、不適切な内容のメールを投稿するかもしれません。
- MLにメッセージを投稿したメンバーのメールアドレスを、全メンバーが知ることになります。 登録メンバーが必ずしも互いに面識がない場合には注意が必要です。
設定方法 「メンバー全員からのみ 受信可 (非メンバー受信不可)」を参考に、[設定]→[メッセージ受付]→[非メンバーがリストに投稿したときのデフォルト処理]で、「拒否」または「破棄」を選択してください。
(教職員限定ページ)
リスクの理解
「拒否」にすると、 MLにメッセージを投稿した人に、 拒否されたことを通知するメールが送付されます。
「破棄」にすると、 メッセージを投稿した人には破棄したことが通知されません。 普段使用していないメールアドレスから 緊急のメッセージを投稿したときなどに、 配送されなかったことに気づかない恐れがあります。
メールの差出人をメーリングリストアドレスにすることは、 送信メッセージの責任の所在がわからなくなるため、望ましくありません。
なお部局等が送信者名を伏して組織としてメールを出した場合には、 メーリングリストではなく Microsoft365の機能を利用した 事務系組織メールアドレスが向いているかもしれません。 情報戦略機構にお問合せください。 (参考: 事務系組織メールアドレスの利用ガイドライン)